さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
決算が近づき、会社の業績が好調だった場合、「従業員に還元したい」と考えて決算賞与の支給を検討することはありませんか。
特に中小企業では、通常賞与とは別に決算の状況を見ながら支給を判断するケースも多く見られます。
決算賞与は従業員のモチベーション向上や利益還元につながる一方で、税務上は注意すべき点があります。
会社としては「今期の経費にしたい」と考えていても、一定の要件を満たしていなければ、当期の損金として認められず、実際に支払った翌期の損金となってしまう場合があるためです。
特に、「支給する予定だった」「社内で決めていた」というだけでは足りず、税務上は『いつ、どのように、誰に通知したか』まで重要になります。
決算賞与を登記損金にするための要件とは
使用人賞与は原則として実際に支給した日に属する事業年度で損金算入されます。
しかし、一定の要件を満たす場合には、決算日時点で未払計上し、当期の損金とすることが認められています。
実務上、特に重要となるのがいわゆる「通知基準」です。
この基準では、事業年度終了日までに従業員ごとに支給額を具体的に確定し、それぞれに通知していることが必要になります。
そして、その通知した金額を、決算日の翌日から1ヶ月以内に実際に支払わなければなりません。
さらに、会計上も未払賞与として損金経理を行っていることが求められます。
ここで重要なのは「賞与支給する予定」ではなく、「決算日時点で支給額が確定している」という点です。
条件がある場合は慎重な確認を
決算賞与では「支給日に在職している社員に支給する」という条件を設けているケースがあります。
この場合に注意したいのが、税務上の「事前通知」として認められるかどうかです。
未払の決算賞与を登記の損金とするためには、期末までに各従業員へ支給額を通知し、その内容通りに１ヶ月以内に支払う必要があると先ほども確認をしました。
しかし、「支給日に在職しているか」は通知時点では支給対象者が最終的に確定していないことになります。
そのような条件が付されている場合には、税務上の通知として認められない可能性があります。
特に「支給日に在職しているものに限る」といった条件は、賞与規定や通知内容によって判断が分かれることもあるため注意が必要です。
個別通知書や賞与規定の内容を把握し、税務調査でも説明できる状態にしておくことが大切です。
実務では証拠を残す重要性
決算賞与に関しては、税務調査で確認されることもあります。
そのため、単に口頭で伝えるだけではなく、個別の通知書やメール、客観的に確認できる形で記録を残さなければなりません。
また、社内の決裁資料や賞与規定なども通知内容と整合性が取れていることが望まれます。
特に期末ギリギリで処理を行う場合は「通知日」「支払日」「金額」が要件を満たしているかを改めて確認する必要があります。
支払日が1日ずれただけでも、当期損金が否認される可能性があるためです。
なお、賞与そのものは未払計上により当期損金となる場合でも、会社負担の社会保険料については別の扱いになります。
社会保険料の会社負担分は、実際の賞与を支払った時点で債務が確定するため、未払計上していても当期の損金にはなりません。
この点は、賞与本体とは処理が異なるため注意が必要です。
まとめ
決算賞与は、従業員への利益還元と決算対策の両面で活用されることが多いですが、税務上は細かな要件が定められています。
特に未払計上によって当期の損金とする場合には、通知時期や支払時期、通知内容などについて、形式だけでなく実態も確認されます。
実務上は、「出す予定だった」という認識だけで進めてしまい、後から税務上の取扱いに問題が生じるケースもあります。
また、決算賞与は税務調査でも確認されやすい項目の一つです。
個別の通知書、社内決裁資料、支払い実績などについて後から説明できる状態に整えておくことが重要になります。
決算直前は判断や処理を急ぎがちですが、賞与の支給を検討する際は事前に税務上の要件や社内資料の整合性を確認しなら進めることが大切です。
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