さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
電子帳簿保存法の対応はいかがでしょうか。さまざまな要件があり、対応に苦慮されている企業は多いでしょう。
そのため令和５年度税制改正において電子帳簿保存制度の見直しがなされ、若干ではありますが要件が緩和されましたので確認しましょう。
思ったより時間を要するデータ保存
電子帳簿保存法は「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の３つの区分に分かれています。
「電子帳簿保存」と「スキャナ保存」は任意ですが、「電子取引データ保存」は義務化され法人・個人事業者は対応が必要です。
電子データの保存には【記録の改ざん防止をする】や【「日付、金額、取引先」で検索できる機能がある】といった一定のルールに従う必要があります。
これらのルールを守るためには、
・専用のシステムを導入してタイムスタンプの付与や訂正削除の履歴を残す、指定の検索機能を備える
・システムは導入せず、事務処理規定を定め改ざん防止をはかる
・索引簿を作成して検索機能が利用できるようにする
などの対応方法があります。
システムを導入すると、システムに従って処理をすることで手間はあまりかかりませんがシステムに慣れるまで時間を要するでしょう。
システムを導入しない場合は、事務処理規定や索引簿の作成に時間を要します。
電子帳簿保存法のルールに従って処理をすると思ったより時間がかかる、業務量が増えたと感じる方は多いのではないでしょうか。
改正による要件の緩和
そのような状況から、令和6年1月からの電子取引データ保存についてルールの緩和がなされています。
① 検索機能すべてを不要とする措置の対象者の見直し
イ 検索機能が不要とされる対象者の範囲が、基準期間(２課税年度前)の売上高が「1,000 万円以下」の保存義務者から「5,000 万円以下」の保存義務者に拡大されました。
ロ 対象者に「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」が追加されました。
「イ」は基準期間の売上高5,000万円以下の事業者はデータの検索機能はなくても良いということです。基準期間の売上高が1,000万円から5,000万円に拡大されたため対象範囲が広がりました。
「ロ」については、電子データをプリントして保存しても良いが提出を求められた場合すぐに対応できるよう整理した状態にしておくことです。電子データと書面の両方で管理するとさらに業務負担が大きくなりますので、電子データの保存も取引日や取引先ごとに整理しておくと良いでしょう。
② 新たな猶予措置
次の要件をいずれも満たしている場合には改ざん防止や検索機能などの要件に沿った対応は不要で、電子取引データを単に保存しておくだけで良いとなりました。
イ 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）
ロ 税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合
「電子取引データの保存に対応できないほどの相当の理由があると税務署が認めた場合」と、「税務調査などの際に書面での提出を求められたら応じることができるよう準備している」という２つの条件を満たせば、保存時の要件が不要になります。
参照：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」pdf
税務署が認める相当の理由とは
では、猶予措置の対象となるには税務署から「相当の理由」で認められなければなりませんが「相当の理由」とはどういった場合を指すのでしょうか。
国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」の問61から参照すると、専用システムの導入が金銭的に難しい、社内のワークフロー整備が人員不足等で間に合わないといった事業者に責任を負わせることができないと判断されることが「相当の理由」にあたるのでしょう。
「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」問61（令和5年6月）
令和５年度の税制改正において創設された新たな猶予措置の「相当の理由」とは、例えば、その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境が整うまでは、そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。
まとめ
電子取引データの保存要件の緩和について解説しました。
要件緩和によりプリントアウトした書面での保存も構いませんが、取引年月日や取引先ごとにきちんと整理してあり、すぐに提出できるようにしておく必要があります。
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