さいたま市浦和の中小企業の経営パートナー、税理士法人新日本経営です。
仕事で出張の多い会社はたくさんあります。そのような会社の社長様は旅費規程を作成していますか？
そして、旅費規程の作成が節税対策のひとつになると聞いたことはありますか？
旅費規程の作成についてとインボイスとの関連など解説します。
立替精算の手間などストレスはありませんか
出張が多いお仕事の場合、役員や従業員に対して交通費や宿泊費の他に旅費日当を支給している場合があります。
これらは取り扱いに注意しないと通常給与と同様給与所得としてその役員や従業員の所得税が課税されてしまうことがあります。
せっかく従業員の現場での経費の補助として会社が支給してるのですから、所得税が課税されたり立替精算に手間をかけずに、また会社が旅費日当をしっかり経費として節税できるよう旅費規程を作成しましょう。
旅費規定とは
旅費規定とは「出張」を定義し、それを会社のルールとすることで、旅費日当の支給を受けた役員や従業員が所得税の課税を受けることなく、かつ、出張に伴い支出した費用を領収書等を提示することなく会社の経費とすることができるのです。
旅費規程の作成方法
１）目的を定める
２）適用範囲を定める
３）出張の定義を定める
４）旅費の種類と支給額を決める
５）出張の手続きを定める
さらに詳しく知りたい場合は、社労士や税理士など専門家に相談しましょう。
旅費規程作成の注意点
対象者は全社員としなければなりません。
役員のみとすることはできず、役職やその地位に基づいて差を設けることは可能です。
また旅費規定は株主総会や取締役会等で承認を受ける必要があります。
同業他社や同規模の会社に比べて著しく高額な金額を設定している場合には認められません。
インボイスとの関連は？
通常会社の経費とする場合、レシートや領収書の保管が必要になりますが、旅費規定により支給した金額については、それらが必要ではありません。
代わりとして出張報告書を作成し業務を記録しておく必要があります。
しかし令和5年10月1日から開始されるインボイス制度。この制度の開始後は仕入税額控除をするためには適格請求書の保存が要件となります。
これらも旅費規定による出張旅費・日当・通勤手当であれば特例による仕入税額控除が認められます。
まとめ
インボイス制度の開始や電子帳簿保存法など、税制改正が続く中、日々の業務は単純化どころか複雑化することが予想されます。
旅費規定を作成することは業務の効率をあげ、節税やなどにもつながります。しかし作成は少々面倒であることや、全社員を対象とするため会社の支出が増えることが予想されます。
必要の有無は税理士とよく相談する必要があります。
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