さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
今回は、年末調整の電子化について解説します。
年末調整は毎年必ず発生する業務ですが、電子化を導入すれば作業時間を大幅に短縮でき、従業員と会社双方にとって多くのメリットがあります。
マイナポータルを利用した年末調整とは？
年末調整とは、従業員が１年間に源泉徴収された所得税を精算する手続きです。
通常、手書きの申告書と紙の控除証明書を会社に提出していましたが、マイナポータルを利用することで、これらの手続きをオンラインで完結させることができます。
マイナポータルは、政府が運営するオンラインサービスです。マイナンバーカードと連携することで、行政手続きをデジタルで利用できます。
マイナポータルの利用方法
マイナポータルを利用した年末調整は、従業員と会社のそれぞれで準備が必要です。
1. 従業員の対応
・マイナポータルとの連携
生命保険会社や証券会社などのサービスとマイナポータルを連携させます。
・証明書データの取得
毎年10月以降、各サービスから控除証明書データ（XMLファイル）をマイナポータル経由で取得します。このデータには、年末調整に必要な情報が電子的に記録されています。
・データ提出
取得したXMLファイルを会社の年末調整システムにアップロードするか、メールなどで提出します。
2. 会社の対応
・システム準備
従業員から送付されたXMLファイルを受け取り、読み込むための年末調整システムを準備します。市販の給与計算ソフトの多くがこの機能に対応しています。
・データ連携と確認
受け取ったXMLファイルをシステムに連携させ、従業員が申告した内容に間違いがないか確認します。
・税務署への提出
控除証明書のデータをもとに年末調整の計算を行い、必要な書類を作成して税務署に提出します。
マイナポータルを利用するメリット
従来の紙ベースの手続きによる年末調整と比べて、多くのメリットがあります。
1. 従業員のメリット
・ペーパーレス化
紙の証明書を保管・提出する手間がなくなり、紛失の心配もなくなります。
・手間と時間の削減
控除証明書の情報を手で入力する必要がなくなり、XMLファイルをアップロードするだけで手続きが完了するため、作業時間を大幅に短縮できます。
・申告漏れの防止
生命保険料控除や地震保険料控除などの情報をデジタルで取得するため、申告漏れや記載ミスを防ぐことができます。
・利便性の向上
スマートフォンやPCからいつでも手続きができるため、場所を選ばず年末調整を完了できます。
2. 会社のメリット
・事務作業の効率化
従業員が提出した紙の控除証明書の確認・入力作業が不要になります。システムがデータを自動で読み込むため、大幅な事務作業の効率化が見込めます。
・ミスの削減
従業員が手で入力した情報の転記ミスや計算ミスがなくなり、年末調整業務の精度が向上します。
・コスト削減
紙の証明書の印刷・郵送費用や、保管場所のコストを削減できます。
注意すべき点
便利な点の多いマイナポータルを利用した年末調整ですが、以下の点に注意が必要です。
・マイナンバーカードの準備
従業員がマイナンバーカードを所有し、公的個人認証サービスの利用登録をしている必要があります。
・保険会社等の対応状況
全ての保険会社や金融機関がマイナポータルとの連携に対応しているわけではありません。事前に対応状況を確認しましょう。
・システム対応
会社側の年末調整システムが、マイナポータルから取得したXMLファイルに対応している必要があります。
これらの点を事前に確認することで、スムーズな年末調整を実現できます。
まとめ
マイナポータルを利用した年末調整は、業務効率化と利便性向上を両立させる有効な手段です。事前準備が必要になるため、導入を検討される場合は早めに準備を始めましょう。
税理士法人新日本経営では、税務だけでなく、お客様の業務効率改善も支援しております。お気軽にご相談ください。
なお最新の情報は国税庁HPをご確認ください。
※この記事は令和７年９月１８日現在の情報に基づいて解説をしています。最新情報は国税庁サイトなどを参考に確認してください。
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