さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
近年、社内手続きのデジタル化が進み、決算賞与の支給額についても、書面ではなくメールで通知するケースが増えています。
その一方で、「メールで通知した場合でも税務上問題ないのか」「従業員がメールを開封していなかった場合はどうなるのか」といった疑問の声も多く聞かれます。
決算賞与を未払計上した場合、法人税の計算上「費用として扱えるかどうか」が問題になります。
今回は、メールによる通知を行った場合の考え方を中心に、決算賞与の損金算入要件について整理します。
未払計上した決算賞与が損金算入できる条件
決算賞与を支給する場合、支給日が事業年度内であれば、その年度の損金として処理できます。
しかし、支給が翌事業年度になる場合でも、一定の要件を満たせば、前事業年度の損金とすることが可能です。
具体的には、未払計上した使用人賞与について、次の3つの要件をすべて満たす必要があります。
① 賞与の支給額を、従業員ごとに、かつ同時期に支給を受ける全ての従業員に対して通知していること
② 通知した日の属する事業年度終了日の翌日から1か月以内に、通知した金額を全員に支払っていること
③ 通知した日の属する事業年度において、損金経理をしていること
これらの要件を満たした場合に限り、未払であっても決算賞与を損金算入することができます。
メールで通知した場合、未開封でも問題はないのか
では、賞与の支給額をメールで通知した場合、従業員が年度末までにそのメールを開封していなかったときはどうなるのでしょうか。
この点について、法令では「使用人に対して通知をしていること」が要件とされており、「通知を確認したこと」までは求められていません。そのため、事業年度末までにメールを送信し、通常の方法で従業員に到達しているのであれば、たとえ未開封であっても、通知要件を満たすと考えられます。
この場合、当該従業員に支払う決算賞与だけが損金不算入になるといった取り扱いにはなりません。
メール通知でも注意すべきケース
一方で、メール通知であれば必ず安全、というわけではありません。
たとえば、事業年度末日が休業日で、実質的に通知が行われていないと判断される場合や、一部の従業員に対してメールの送付漏れがあった場合には、要件を満たさない可能性があります。
この場合、特定の従業員分だけでなく、決算賞与全体について損金算入が認められないリスクもあります。
まとめ
決算賞与を未払計上する場合、メールによる通知であっても、適切に送信されていれば損金算入が否定されるものではありません。
ただし、通知のタイミングや送付漏れの有無など、実務上の管理は重要です。
判断に迷う場合や、社内ルールが曖昧な場合には、後から否認されるリスクを避けるためにも、専門家に確認しながら進めることをおすすめします。
顧問税理士をお探しなら◀さいたま市浦和の税理士法人新日本経営▶お気軽にご相談を！
お問合せはこちら→【無料相談お申込フォーム】
フリーダイヤル：0120-814-350（繋がらない場合は 048-814-2030 にお電話ください）
受付：9：00～18：00（平日）
