さいたま市浦和の会計事務所。中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
2023年10月1日からインボイス制度が開始され、ほとんどの企業がインボイス制度に向けて、システムの導入や取引先の見直しなどの対応を準備されていることでしょう。
それと同じく、対応を行わなければならないことが電子帳簿保存法です。2022年1月に施行された電子帳簿保存法によって、電子取引のデータ保存が義務化されました。
2年間は猶予期間となっていますが、2024年1月1日から、決められた方法で電子取引のデータ保存を行わなければなりません。
今回は、電子帳簿保存法の義務化される電子取引のデータ保存を解説していきます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、会社の経理のデジタル化、効率化を目的として制定され、税法上保存等が必要な国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存する際の取り扱いなどを定めた法律です。
国税関係の帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、売上台帳などが挙げられます。
国税関係の書類：貸借対照表、損益計算書、請求書、見積書などが挙げられます。
電子帳簿保存法で重要な3つの保存区分
電子帳簿保存法で重要であるのが、３つの保存区分になります。
保存区分は下図の通り、
① 電子帳簿等保存（会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類をデータのままで保存）
② スキャナ保存（取引先から受け取った請求書や領収書などをスキャンなどで保存）
③ 電子取引のデータ保存（メールやデータでのクレジット明細などの電子的に授受した取引をデータで保存）
があります。
電子帳簿保存とスキャナ保存は任意ですが、③電子取引のデータ保存は、2024年1月1日から義務化され、いくつかの決められたルールに従ってデータを保存する必要があります。
出典：国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf#page=4）
義務化される電子取引のデータ保存について
電子取引のデータ保存は、申告所得税・法人税に関して、帳簿・書類の保存義務が課されている方は、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに相当する電子データをやり取りした場合、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。
請求書や領収書を受け取った場合だけではなく、こちらから送った場合も保存する必要があります。
また、紙でやり取りした場合は、データ保存の必要はありませんがデジタル化を進めるために、データとして一括管理するのが良いと思われます。
電子保存する際のルール
電子保存する際のルールについてもきちんと確認しておきましょう。
改ざん防止の措置をとる
一定の期間内にタイムスタンプを付与することや、改ざん防止のための事務処理規定を会社で定めて守る。というような措置を取らなければなりません。
ディスプレイやプリンタなどの備え付け
税務調査などで税務職員から指定されたデータをディスプレイやプリンタで速やかに出力できるよう備え付けておくことが必要になります。
「日付」「金額」「取引先」で検索できるようにする。
請求書や領収書、あるいはメールでの取引などを「日付」「金額」「取引先」で検索することができるようにしなけばいけません。
例としては、請求書などのＰＤＦを、「20240101（日付）_10000円（金額）_新日本経営（取引先）.pdf」のように名前を変更し、会社内で統一する必要があります。
日付または金額について、範囲を指定した検索ができる。または、「日付・金額・取引先」のうち2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できることが必要です。
詳しくは下記の表を参考にしてください。
出典：国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf）
電子取引のデータ保存が猶予される場合
上記の4つの対応が出来なかったことについて、相当の理由がある場合は猶予措置の対象となります。
まとめ
電子帳簿保存法には、3つの保存区分があります。
その中でも、電子取引のデータ保存が2024年1月1日から義務化され、一定のルールに従って保存しなければならない。
ルールに従うために、システムの準備や保存の仕方を会社内で決めるなどの事前準備が必要の為、インボイス制度と同様に早めに対応することがよいでしょう。
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