さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
『電子帳簿保存法』は電子取引に関するデータ保存が義務化される制度で、2024年1月1日までに対応が必須です。
まずは「電子取引」とはどういった方法を指すのか、該当する取引方法について国税庁の一問一答を参考に確認しましょう。
普段、当たり前にやり取りをしていることが電子取引に当たることが多いことに気が付きます。
電子取引とは
例えば以下のやり取りを想定します。
・請求書をメールに添付して取引先とやり取りをしている。
・インターネットで購入した際にウェブ上で領収書をダウンロードしている。
・請求書や領収書をクラウドサービスを介して取引先とやり取りしている。
社長を初め、営業担当や経理担当も思い当たる点がたくさんあるでしょう。
これらのような取引をしている場合、すべて「電子取引」に該当します。該当する事業者は多いですね。
上の取引例に該当し、今まで紙で出力してファイルにまとめていたという方は2024（令和6）年1月1日から紙で出力せずに、データで保存しなければなりません。というのが電子帳簿保存法になります。
電子取引に該当するのか 一問一答形式
では、国税庁の一問一答の中でも電子取引についてピックアップしていきます。
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問）スマホアプリによる決済を行い、この際にアプリ提供事業者から利用明細等を受領する行為は、電子取引に該当しますか。例えばPayPayなどのアプリ決済サービスの利用です。
答）電子取引に該当します。
利用明細には取引情報が記載されており、その取引情報を電磁的方法（メールやダウンロードなど）でやり取りした場合は電子取引に該当しますので、取引データを保存する必要があります。
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問）インターネットバンキングを利用した振り込み等は電子取引に該当しますか。
また、該当する場合には、どのようなデータを保存する必要がありますか。
答）電子取引に該当します。保存するデータは取引情報（取引年月日、金額、振込先等）が記載されたものです。
金融機関の窓口で振込等を行った際に受領する書面に記載された事項の電子版と捉えていただくと分かりやすいのではないでしょうか。
したがって、取引情報が記載されていないもの、例えば振込依頼を受けた旨のみが記載されたデータは保存する必要はありません。
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問）取引先とメールでやり取りをしている場合、すべてのメールが電子取引に該当しますか。
答）すべてが電子取引に該当するわけではありません。事業に係る取引情報がメール本文に記載がない、またはPDFの請求書・領収書が添付されていない場合は電子取引に該当しません。
つまり、メール本文に取引情報が記載されている場合は、メール本文を保存します。
PDF（取引情報が記載された請求書や領収書）が添付されている場合は、PDFを保存してください。
注意点として、取引情報が記載されたPDFが添付されてメールが送られてきたとき、PDFに取引情報が記載されているため、当該メール本文も保存しなければならないのかというとそうではありません。添付されたPDFを保存しておけばよく、メール本文を保存する必要はありません。
この他にもさまざまな事例が掲載されていますので、電子帳簿保存法一問一答をご確認ください。
まとめ
電子帳簿保存法は2024（令和6）年1月1日からに対応しなければなりません。
請求書や領収書、契約書の受け取り方や発行の仕方によって保存方法が変わります。
また、決算書等の国税関係帳簿もしかるべき方法で保存が推奨されています。
事業者の皆様、準備をしていくなかで、どうしたら良いか分からない点が出てくるでしょう。
その際は、顧問税理士などにご相談をおすすめします。
参考書籍：大山誠『即効！電子帳簿保存法マニュアル』秀和システム 2023年
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