さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
2024年1月から電子帳簿保存法により、会計資料等は要件を満たした保存が求められます。
それに伴い、社長や経理の方にはもちろん、従業員の方にも電子帳簿保存法における書類の取扱いについて知っておいてほしい点に絞って今回はお話していきます。
特に請求書や立替精算などは注意が必要になりますのでよく確認をしましょう。
請求書等の管理について
取引を担当している従業員から請求書を受け取る際、どのような方法をとっていますか？
紙で受け取っているという会社は注意が必要かもしれません。
取引担当者が、相手先から電子メール等の電子取引で請求書を受け取っていた場合、2024年1月以降、会社はその請求書をデータのまま保存する義務があります。
こちらもあわせてご参照ください＞＞＞「どんなものが『電子取引』に該当するのか確認しよう【電子帳簿保存法】」
電子データの保存要件や方法はいくつかありますが、満たすべき要件の一つに「検索機能の確保」があります。
仮に、経理担当の手元に紙媒体の請求書があっても、原本である電子データの請求書がそれぞれの取引担当者のローカルデータにしかない状態だと、対象データの検索ができないということになります。
従業員には今後、データで提出をするよう今のうちに周知をし、提出されたデータは取引年月日や取引金額、取引先名などによって検索のできる状態で保存するようにしましょう。
立替精算も注意
従業員が会社の経費等を立て替えた場合、従業員が支払先から電子データにより領収書を受領する行為についても、その行為が会社の行為として行われる場合には、会社としての電子取引に該当するため、従業員から会社へ領収書をデータで提出してもらう必要があります。
誰が電子データを受け取ったかは関係なく、会社の行為となる場合は、会社が要件に従って保存する必要性があるということです。
すぐにデータを集約できない場合を想定して、一定の期間従業員のパソコンやスマートフォン等により、データを格納する方法により保存することも認められています。
しかし、その場合であっても円滑に集約が行えるような状態として保存しておく必要があるとされています。
したがって、結果として、税務調査の際に保存データの検索を行うに当たって特段の措置が取られておらず、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができないような場合には、会社として、その電磁的記録を適正に保存していたものとは認められない点に注意してください。
参照：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問10より一部抜粋
電子データとして正しく保存できなかったらどうなるの？
電磁的記録が保存時に満たすべき要件に従って保存されていない場合は、 青色申告の承認の取消対象となり得ます。
電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかと心配している方が見られます。
しかし、これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにもかかわらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。
参照：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」 問66より一部抜粋
まとめ
電子帳簿保存法の改正による義務化となる対応について、社長だけではなく、社員全員が理解をしていないと思わぬトラブルにつながりかねません。
取引をしている会社を洗い出し、どういった書類をどういった方法で授受しているのか確認が必要になります。
早めに準備が必要です。2023年以内に自社の対応を決定・周知できるように動き出しましょう。
税理士法人新日本経営では、電子帳簿保存法に対応することで書類管理の負担軽減や正確な処理を行うためのサポートもしております。
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