さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
2024年1月から対応を求められる「電子帳簿保存法」
電子取引への対応の一つとして『真実性の確保』を満たす必要があります。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保する観点から、必要な措置として要件とされたものが事務処理規程です。
今回は事務処理規程の作成について確認しておきましょう。
事務処理規程は不正防止のために必要
事務処理規程については、どこまで整備すればデータ改ざん等の不正を防ぐことができるのかについて、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要があります。
参考：国税庁 電子帳簿保存法関係「Ⅱ適用要件【基本的事項】」
国税庁が例示している必要事項としては、
１．目的
２．適用範囲
３．管理責任者
４．電子取引の範囲
５．取引データの保存
６．対象となるデータ
７．運用体制
８．訂正削除の原則禁止
９．訂正削除を行う場合
１０．施工日
があります。
それぞれの項目内で記載すべき内容を一部取り上げますと、
「電子取引の範囲」では、EDI取引や電子メールを利用した請求書等の授受など、その範囲を具体的に記載することが求められています。
また、「訂正削除を行う場合」に必要な情報としては、
１．申請日
２．取引伝票番号
３．取引件名
４．取引先名
５．訂正・削除日付
６．訂正・削除内容
７．訂正・削除理由
８．処理担当者名
などを定め、訂正削除を行う場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に以上の内容を記載の上、管理責任者へ提出することなどとされています。
事務処理規程として認められるためには、上記の項目については最低限定めた上で規程を作成する必要があります。
事務処理規程作成のメリット
電子帳簿保存法の下では、満たすべき要件や手段がいくつかあります。
その中で、クラウドシステムの導入や、タイムスタンプ付与などの環境整備には、どうしても費用が大きくかかります。
仮にクラウドシステムなどを導入していても、すべての取引を同一システム内で行うことは難しいでしょう。
そんな時、事務処理規程を作成し、規程の通りに運用していれば、「真実性の確保」を満たすと認められるので対応の幅が広がります。
まとめ
事務処理規程の作成は社内ルールを定める時間はかかりますが、他の方法よりも予算がかからずに電子帳簿保存法に対応することが可能なため、おすすめの方法です。
フォーマットは国税庁HPにありますが、自社にあった規程はどのようなものか分からない、一人で作成するのは不安という方は一度新日本経営にご相談ください。
新日本経営では、税務だけにとどまらず幅広くご支援しております。
事務処理規程作成のお手伝いもしておりますのでお問い合わせください。
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