さいたま市浦和にある会計事務所、税理士法人新日本経営です。
電子取引で帳簿類などを授受した場合には、電子帳簿保存法上、定められたルールに従って保存する必要があります。
例えば、該当の書類を取引先名などで検索できるように保存する必要がありますが、もしその取引先に支店がたくさんある場合はどのようにタイトルを付けたらよいのでしょうか？
電子取引データの保存とは
電子帳簿保存法の電子取引データを保存する際のルールのひとつに、請求書や領収書等の「取引年月日、取引金額、取引先」で検索できるようにする必要があります。
例えば書類のタイトルに入力したり、電子帳簿保存法に対応している管理ソフトは該当項目が入力できるようになっていたりとそれぞれを適切な処理をしていることでしょう。
詳しくは国税庁「電子取引データの保存法」をご参照ください。
「取引先」の検索範囲はどこまで？
制度が開始されてから「取引先」に関する検索機能について、「検索結果にどの程度の詳細さが求められるのか」といった疑問もあるようです。
例えば取引先は「本店」と「支店」があり両方と取引がある場合、本店と支店を分けて検索できるようにする必要があるか、ということです。
これは取引先の支店名や店舗名まで検索できる機能を備える必要はないようです。
例えば、「A社〇〇支店」、「A社△△店舗」それぞれと電子データの請求書を保存している場合、「A社」の請求書等として検索できれば構いませんし、「〇〇支店」、「△△店舗」といった支店、店舗単位で検索結果が表示される機能までは求められないということです。
もし、税務調査等の際に「A社〇〇支店の請求書データを出して」と求められた場合は、「A社」で検索して、その検索結果から「A社〇〇支店」の請求書データを提示すれば問題ありません。
また、海外企業等との取引では外国語での会社名表記もあり得るでしょう。
外国語表記の電子データの請求書等を検索するに当たっては、その電子データに記載の言語のまま検索できる機能は求めらていません。
例えば、税務調査等の際に「Shinnihon社の請求書を出して」と求められた場合、「しんにほん」や「シンニホン」などと検索して、Shinnihon社の請求書が検索結果に表示されれば問題ありません。
つまり、その検索ワードにより、求められている取引先が検索結果として正しく表示されることが必要です。検索ワードによって検索結果が異なることは避け、検索ワードとヒットする検索結果が適正に紐づけられた状態が求められることになります。
まとめ
電子帳簿保存法における電子取引データの保存は一定のルールのもと電子保存が義務付けられていますが、税務調査の際に調査官の求めに応じて、指定の書類がすぐに提示することができれば問題はありません。
制度は開始されています。今一度、タイトル検索や導入したシステムの仕様など確認して、来るべき税務調査のためにすばやく対応できるよう準備確認をしておきましょう。
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