さいたま市浦和の中小企業の経営パートナー、税理士法人新日本経営です。
先日、お客様からこんなご質問を受けました。
「小さなお店でもらうような領収書だと、日付が入っていないことが多くて…好きな日付を書いてしまって大丈夫ですか？」
ちょっと待ってください！改めて領収書の経費精算のルールをおさらいしておきましょう。
日付が空欄の領収書も経費精算はできる
発行日の記載がない領収書も、基本的に経費として精算することは出来ます。
領収書はお金の受け渡しを証明するための書類です。
料金を支払った事実に対して領収書が発行されていれば、経費として精算することに問題はありません。
日付の無い領収書が使えないパターン
日付が空欄であることを悪用するようなことはもちろん認められていません。
例えば、日付の記載がない領収書を受け取り、後日都合の良いように日付を記載して、税金の還付を受けることや、納めるべき税金を減らす行為は処罰の対象となり得ます。
税務調査で指摘を受け、経費精算ができないこともあるため注意しましょう。
日付なしの領収書 どう対処すればよい？
では、日付がない領収書を受け取ってしまった場合、どのように対処すれば良いのでしょうか。
１.発行者に記入依頼、もしくは再発行
日付漏れに気づいたとき、最も良いのは発行者に記入してもらう、又は領収書を再発行してもらうことです。
領収書はすべての事項において発行者により記載してもらうことが必要なため、不足情報については発行者に追記してもらうのが一番安全でしょう。
２.領収書の代わりになる資料を用意する
実際には、領収書の再発行や追記の依頼が困難なことは多くあります。
その際は、取引内容を裏付ける他の書類を合わせて保管しておくのも有効です。
公的信頼性は下がりますが、レシートや購入証明書、請求書や納品書など、購入時期や内容を推定できる資料を揃えておくと税務調査の際、調査員へ説明がしやすいでしょう。
３.日付をメモして一緒に保管しておく
飲食店での接待交際費など、他に支払いを裏付ける資料がない場合もあるかと思います。
都合の良い日付で経費精算をしないためにも、忘れないうちに利用日をメモしておくことをお勧めします。
この際、領収書自体に加筆してしまうのは、資料改ざんの疑いなど、トラブルを招く可能性があるため、避けておいた方が無難です。
まとめ
日付が空欄の領収書でも経費精算は可能ですので、破棄はしないようにしてください。
しかし、日付がない領収書がトラブルの元になりやすいことは事実ですので、なるべくその場でチェック、または日々のこまめな経理をすることで対処しましょう。
新日本経営では、毎月お客様に試算表の報告をしております。
「この領収書、日付がないけれどいつのもの…？」といったアクシデントを防ぎたいけれど、自力ではこまめに記帳なんてできない！とお悩みの方、一度ご相談ください。
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