さいたま市浦和の会計事務所、中小企業の経営パートナー「税理士法人新日本経営」です。
2024年10月から導入されるインボイス制度の中でも、従業員等の出張旅費の取扱いは決済方法によって異なります。
利用した交通機関や料金によって要件がありそれぞれ確認が必要です。
加えて、従業員が電車やタクシーを利用した際に立替精算をするには必ずインボイスをもらっておくべきなのかと疑問に思いませんか？
日常的に発生するものだからこそ、取り扱い方法は今のうちに確認しておきましょう。
参考：税務通信 令和5年9月4日発行 NO.3767
所得税が非課税となるものは全て帳簿のみの保存でOK
所得税が非課税となるものとは、会社が従業員に対して支給する出張旅費、宿泊費、日当等のうちその旅行に通常必要と認められるものを言います。
これに該当する場合、「出張旅費特例」の適用があるため一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除を適用できます。
法人カードで決済を行った場合の対応等
鉄道・バス・船舶は３万円基準
鉄道・バス・船舶は３万円を基準に判断します。
会社が直接、鉄道やバス、船舶の切符を購入して従業員に支給した場合や、従業員等が法人クレジットカードを利用して鉄道切符等を購入した場合は、上記で説明した「出張旅費特例」の対象外となるため、一回の取引金額が税込３万円以上か否かにより仕入税額控除の要件が異なります。
税込３万円未満の場合は「公共交通機関特例」の適用があるため、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用が受けられます。
一方で、税込３万円以上の場合は、インボイス及び帳簿の保存が必要になります。
参照：国税庁「インボイス制度に関するＱ＆Ａ目次一覧」問41.42.43
飛行機・タクシーはインボイス必要
航空券代やタクシー代については公共交通機関特例の対象外であるため、３万円基準に当てはめることはなく、原則通りインボイス及び帳簿の保存が必要になります。
従業員がタクシーを利用し宛名が従業員の名前で領収書を受け取った場合
従業員が誤って従業員名でタクシーの領収書を受け取ってしまう事は稀にあるかもしれません。
この場合、まずは利用したタクシーが適格請求書発行事業者かどうかを判断します。
適格請求書発行事業者ではないタクシーを利用した場合は仕入税額控除の適用はありません。
では、適格請求書発行事業者であるタクシーを利用した場合、領収書をどのように取り扱えば会社の経費として仕入税額控除の適用があるのでしょうか。
このような場合は立替精算書を合わせて保存する必要があります。ここでのポイントは宛名が従業員の名前で領収書を受け取った点です。
領収書と立替精算書をあわせて会社側へ提出することで仕入税額控除が適用されます。
また、簡易インボイスを受け取った場合は簡易インボイス及び帳簿の保存で仕入税額控除の適用が受けられます。
まとめ
法人・個人事業主問わず、旅費交通費は多くの場面で使うことでしょう。
利用する交通機関はいくつかありますし、３万円の基準もあわせて確認する必要があります。誤って仕入税額控除の対象ではないものを処理しないよう注意しましょう。
インボイス制度はさまざまな特例措置が出ており、準備する側も「この時はどう保存したら良いか」「なにを保存しておけば良いか」など疑問点が出てきます。
そういった際は、是非新日本経営にお問い合わせください。
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